W 2020 r. terminy sprawozdawcze zostały przesunięte z powodu epidemii. Zrobiono to jednak w ostatnich godzinach prze upływem marcowego terminu na sporządzenie sprawozdania. Część organizacji nie czekała i na wszelki wypadek sporządziła sprawozdanie w marcu – w standardowym terminie. Czy to oznacza, że również zatwierdzenie sprawozdania w przypadku takich NGO-sów następuje standardowo?
Sprawozdanie finansowe muszą sporządzać wszystkie organizacje. Nie ma znaczenia, czy są duże, czy małe i jakimi środkami dysponowały w danym roku. Nawet takie, które nic nie robiły, zamroziły działania i nie ponosiły żadnych kosztów, są zobowiązane do przedstawienia sprawozdania. Wyjątek jest jeden: nie sporządzają sprawozdania NGO-sy, które prowadziły w danym roku księgowość podatkową czyli uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.
Pierwsze podejście do sprawozdań finansowych następuje standardowo w marcu. W 2020 r. na tydzień przed końcem marca nie wiedzieliśmy jeszcze w jakich terminach będziemy musieli sporządzać sprawozdania finansowe za 2019 r. Wszystko rozstrzygnęło się na kilka godzin przed upływem standardowych ustawowych terminów.
Przesunięcie terminów było oczekiwane i konieczne, ponieważ część działań, które są potrzebne do realizacji obowiązków sprawozdawczych, była bardzo utrudniona w sytuacji izolacji – po wprowadzeniu ograniczeń w poruszaniu się i spotykaniu. Przesunięcie wymagało zmian ustawowych, a następnie wydania rozporządzenia w sprawie zmiany terminów sprawozdawczych.
Nie wszyscy czekali na zmianę terminów
Nie wszystkie organizacje czekają ze sporządzeniem sprawozdania do końca marca. Można oczywiście zrobić je wcześniej – i część z nas rzeczywiście tak robi (podobnie jest przecież z podatkami – niektórzy rozliczają się pierwszego dnia, licząc na szybki zwrot nadpłaty, a inni zawsze składają PIT 30 kwietnia).
W 2020 r. nie każda organizacja czekała też na przesunięcie terminów. NGO-sy sporządzały więc i podpisywały sprawozdania finansowe w marcu i wcześniej – czyli nie korzystały z przesunięcia.
Jakie terminy przesunięto w 2020 r. i czy są one ze sobą powiązane
Ustawa o rachunkowości przewiduje kilka terminów związanych z procesem zamykania roku. Dwa najważniejsze to termin na sporządzenie i termin na zatwierdzenie sprawozdania. Podstawową zasadą jest, że każdy z tych terminów zawsze liczony jest od dnia końca roku obrotowego (w większości NGO to koniec roku kalendarzowego): odpowiednio 3 i 6 miesięcy – nie są więc liczone jeden po drugim. W zmianie związanej z sytuacją epidemiologiczną przesunięto każdy z nich o 3 miesiące.
31 marca przesunięto więc w rozporządzeniu oba terminy dotyczące sprawozdania finansowego.
Po pierwsze przesunięto ten bardziej (na tamtą chwilę) gorący termin – termin sporządzenie sprawozdania finansowego (pamiętajmy, że sporządzenie oznacza również podpisanie sprawozdania). Standardowy termin 31 marca (3 miesiące od zakończenia roku obrotowego) został przesunięty o dodatkowe 3 miesiące – do 30 czerwca.
Drugim przesuniętym terminem jest termin zatwierdzania sprawozdania. Sporządzone i podpisane sprawozdanie musi być zatwierdzone. To zatwierdzenie następuje standardowo 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego czyli do 30 czerwca. Przesuwając w 2020 r. termin na zatwierdzenie sprawozdania wyznaczono nową datę – 30 września.
Między sporządzaniem i zatwierdzaniem sprawozdania istnieje ważny związek. Chodzi o kolejność – wyrażają ją m.in. ustawowe terminy tych czynności. Sporządzenie (i podpisanie) sprawozdania finansowego poprzedza jego zatwierdzenie. Nie ma jednak innej zależności między terminem sporządzenia i terminem zatwierdzenia sprawozdania. To, kiedy sporządzimy sprawozdanie, nie wpływa na to kiedy musimy je zatwierdzić. Terminy określone są – liczone – od zakończenia roku obrotowego i tylko to jest ważne.
Czy sporządzając sprawozdanie w marcu 2020 r. musimy zatwierdzić je do końca czerwca?
Jak napisaliśmy wcześniej, nie wszystkie NGO-sy czekały w marcu na przesunięcie. Dlatego część organizacji pozarządowych ma już sporządzone i podpisane sprawozdania w standardowym terminie. Czy w takim przypadku organizacje nie mogą już w ogóle skorzystać z przesunięcia? Czy muszą zatwierdzić sprawozdanie do końca czerwca?
Nie. Nie muszą. Te organizacje, które SPORZĄDZIŁY i podpisały sprawozdanie finansowe w marcu 2020 r., NADAL mogą skorzystać z przesuniętego terminu i ZATWIERDZIĆ sprawozdanie dopiero we wrześniu (najpóźniej do 30 września). Dzieje się tak zgodnie z opisaną już wyżej zasadą, że termin sporządzenia nie ma bezpośredniego wpływu na termin zatwierdzenia.
Oczywiście z przesuniętego terminu MOŻEMY, ale NIE MUSIMY skorzystać. Przesunięcie nastąpiło żeby ułatwić, a nie żeby skomplikować NGO-som realizację obowiązków sprawozdawczych. Jeśli z powodów organizacyjnych bardziej pasuje nam zatwierdzenie sprawozdania teraz, za tydzień czy np. w lipcu – zróbmy to!
